今までの事務所の探し方は間違っていませんか。基礎基本からマニアックな点までしっかりと京都での事務所探しをご説明します。

京都での貸事務所の探し方

事務所の新規立ち上げ、事務所の移転は、企業にとって絶対に失敗できない業務のひとつです。でも、数多くある物件の中で何を基準に、何を決め手として選べばよいかわからなくなることはありませんか?ここでは、簡単ながら快適なオフィス空間にするためにポイントを挙げていきます。

POINT 01 まずは基本的な契約までの流れ

  • エリアの決定

    もっとも重要なのがエリア(立地)。社員のモチベーションアップのためには、駅からの近さや徒歩何分か等の具体的な通勤時間、周りの環境、特に銀行等の事業運営に必要なサービスがあるかも重要になります。

  • 物件・レイアウトの確定

    社員の人数や会議室、社長室、サーバールームの有無等で必要な面積が決まります。実際に物件を見てもわかりにくい場合も多いので、その時は簡単にレイアウトを決めることで実際に必要な面積が見えてきます。

  • コスト・設備の確認

    月々の賃料・共益費の他には、「電気基本料」「ゴミ処理費」「看板掲出料」等が掛かる場合があります。事前に確認することで本当に必要な月のコストが見えてきます。また、インターネットは、現地調査が必要ですので、引込の有無も確認しておくと、後で楽になります。

  • 申込・商談

    気に入った物件があれば、申込をします。そこで希望条件があれば、私たちが調整します。
    ここでは、入居日の調整、レイアウトのための工事調整、引越しの段取り、賃料発生の調整等を行います。

  • 契約

    双方の条件がまとまりましたら契約です。当社で契約に必要な重要事項説明を行います。また、登記簿謄本や印鑑証明等の書類の提出と決済金の支払い、契約書に調印することで、契約完了となります。

  • POINT 02 物件資料などで確認すべき事項

    駐車場の有無

    営業用等、近隣で確保も可能か確認すると良いでしょう。

    電気容量

    OA機器使用が多めな企業様には電気容量確認は必須です。

    ネット環境

    稀に、光ファイバー非対応の物件もあるので注意が必要です。

    OAフロア対応

    床下に配線することですっきりとした室内が可能ですが、スロープ部分ができてしまうのと、床下をあげるので、面積がそんなに広くない場合は、無理に対応する必要はないかもしれません。

    面積

    賃貸面積表示した「ネット面積」と、一部共用部も含んだ表示の「グロス面積」の2つの表示があります。最近はネット表示が増えてきましたが、グロス表示の場合もあるので注意が必要です。尚、一般的には貸事務所は壁芯計算です。

    セキュリティ

    ビルとしてセキュリティが無い場合もあるので、必要に応じて対応が必要です。

    開閉時間

    物件によっては時間制限があります。カードキー等で24時間使用できる場合があります。

    電気料金

    通常、ビルは「キュービクル」という業務用電力を引き込んでおり、通常は貸主・管理会社から電気代を請求します。また、電気使用単価を決めてそれに基づいて請求しますが、一部にはこれとは別に「電気基本料金使用料」がかかる場合があります。意外と高かったりするので、確認は必須です。

    電話番号

    移転の場合、近隣・同行政区であれば番号変更が不要な場合があります。

    エアコン

    物件により、個別で室内で室温・風量等が調整可能なものが増えてきていますが、一部にはビル全体・フロア全体で調節する空調システムもあります。IT企業等の場合、必要に応じて使える個別空調がよいかと思うので、業種・業態によっては、注意が必要です。また、オーナー設備なのか前の入居者の残置物なのか、オーナー設備であっても、修理・修繕・取替え等で使用ができない場合でも原則として営業補償はできませんので、普段の維持メンテナンスは借主が行うことも忘れてはいけません。

    その他費用

    光熱費のほか町内会費、場所によっては祇園祭の協力金等もあります。また、物件毎に何が必要かは異なるので、細かく確認が必要です。

    POINT 03 現地で確認すべきこと

    外観

    見た目はもちろん、ビル入口やエントランスの綺麗さ、リニューアルされているかどうか等が判断材料になります。

    立地

    ビジネス上、銀行の有無や最寄りの郵便局、駅までの距離等、普段よく使う施設がどこにあるか確認が必要です。

    共用スペース

    トイレが「和式」「洋式」のどちらなのか、男女別になっているか、や、共用の給湯室がきれいな状態かどうかのほか、共用の打ち合わせルーム、自動販売機コーナー、喫煙室等の有無も確認します。

    天井高

    ごく稀に天井が低い物件があります。また、OAフロアになれば5cm~7cm位は床が上るので、低くならないように注意が必要です。

    レイアウト

    ここでは簡単なレイアウトを組みます。会議室等必要なものの組み合わせで面積等を算出できます。弊社では、無料でレイアウトを作成させていただきます。

    携帯受信状況

    建物構造や室内の位置によっては、携帯の電波状況が悪くなる箇所が出てくる場合があります。各キャリアでの現地での電波確認は必須です。

    不明な点があれば、なんなりとご相談下さい。

    上記のほかにも、各商談毎に確認しなければならない箇所は出てきますが、
    概ね上記の内容を確認すれば、ほとんど問題はないかと思います。

    あとは、私たちと一緒に、事務所の新規開業・移転を成功させましょう。

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